Delegação Administrativa

quarta-feira, 20 de novembro de 2013

A delegação administrativa está focalizada nos resultados, e não nos métodos. Ela dá às pessoas uma oportunidade de escolher o método, e as torna responsáveis pelos resultados. Leva mais tempo, no começo, mas trata-se de um tempo bem gasto. Você consegue mover o fulcro, aumentando a eficácia do sistema, através da delegação administrativa dos poderes.

A delegação administrativa de poderes pressupõe compreensão e comprometimento mútuo com referência a cinco áreas.

RESULTADOS DESEJADOS

Cria uma noção comum, clara, do que precisa ser obtido, focalizando o quê, e não o como; resultados, não métodos. Dedique seu tempo a isso. Seja paciente. Visualize o resultado desejado. Faça com que a pessoa o veja também, descreva em detalhes, faça uma antecipação das conseqüências dos resultados, e do prazo em que serão conseguidos.

Orientação - Estabeleça os parâmetros dentro dos quais a pessoa deve agir. Estes devem ser no menor número possível, para evitar a delegação de métodos, mas devem incluir as restrições mais notáveis.

Você não quer que uma pessoa pense que tem uma certa autonomia, desde que atinja os objetivos, embora viole práticas e valores estabelecidos. Isso acaba com a iniciativa, e leva as pessoas de volta para o lema da delegação restrita: "Diga o que é para fazer que eu faço".

Se você conhece os caminhos que não dão em nada nesta tarefa, mostre-os. Seja aberto e honesto - diga para a pessoa onde ficam os becos sem saída e as armadilhas. Ninguém é obrigado a reinventar a roda diariamente. Deixe que aprendam com os seus erros e com os erros dos outros.

Aponte os caminhos potencialmente perigosos, e o que não devem fazer, mas não diga a eles o que fazer. Mantenha a responsabilidade pelos resultados com eles - para que façam o que for necessário, dentro da orientação dada.

Recursos - Identifique os recursos humanos, financeiros, técnicos ou organizacionais que a pessoa pode utilizar para atingir os resultados desejados.

Acompanhamento - Estabeleça os padrões de desempenho que serão usados para avaliar os resultados, e o momento específico em que os relatórios e avaliações devem ser feitos.

Consequências - Especifique o que vai acontecer, de bom ou ruim, como resultado da avaliação. Isso pode incluir itens como recompensas financeiras, psicológicas, diferentes tarefas profissionais ou funções no futuro e as conseqüências naturais ligadas à missão geral de uma organização.

Há alguns anos tive uma experiência interessante de delegação de poderes com um de meus filhos. Aconteceu durante uma reunião familiar na sala onde mantínhamos nossa declaração de missão, em um quadro na parede, para assegurar que nossos planos estivessem em harmonia com nossos valores mais elevados. Todos estavam presentes.

Montei um quadro-negro grande, e anotamos as nossas metas – as coisas mais importantes que desejávamos fazer - e as tarefas que derivavam delas. Depois pedi voluntários para fazer o serviço.

- Quem quer pagar a hipoteca? - perguntei. Percebi que eu era o único com a mão levantada.
- Quem quer pagar o seguro? Fazer supermercado? Pagar o carro?
- Pelo jeito eu tinha um monopólio de todas as oportunidades.
- Quem quer dar comida para o bebê?

Esta tarefa despertou mais interesse, mas minha esposa era a única com qualificações adequadas para o serviço.

Conforme percorríamos a lista, ficava evidente que o papai e a mamãe tinham mais de sessenta horas de trabalho na semana. Com este paradigma na cabeça, as outras tarefas assumiram uma perspectiva mais adequada.

Meu filho de 7 anos, Stephen, ofereceu-se para tomar conta do gramado. Antes de dar a tarefa a ele, iniciei um processo de treinamento resumido. Eu queria que ele tivesse uma idéia clara do que era um gramado bem-cuidado, de modo que eu o levei até o gramado do vizinho.

- Olhe bem, filho - falei. - Está vendo como o gramado do vizinho está verde e limpo? É isso que nós queremos: um gramado verde e limpo. Agora venha dar uma olhada em nosso jardim. Vê a mistura de cores? Está errado. Não está verde. Verde e limpo é o que queremos. Como você vai deixar a grama verde é problema seu. Tem liberdade para fazer o que quiser, menos pintar o gramado. Mas eu posso dizer como faria, se estivesse em seu lugar.
- Como você faria, papai?
- Eu usaria o borrifador. Mas você pode usar um balde ou o esguicho. Não faz diferença para mim. A única coisa que importa é a grama ficar verde. Certo?
- Certo.
- Bem, agora vamos falar da "limpeza", filho. Limpo quer dizer sem sujeira espalhada. Sem papéis, barbante, ossos, gravetos, qualquer coisa que suje o gramado. Sabe o que vamos fazer? Vamos limpar metade do gramado agora, para ver a diferença.

Pegamos dois sacos de papel e limpamos uma parte do gramado.

- Agora olhe este lado. Olhe para o outro. Vê a diferença? Este lado está limpo.
- Espere aí! - ele falou. - Tem uns papéis atrás daquela moita
- Isso mesmo! Eu não notei aquele jornal lá atrás. Você tem uma boa visão, filho.

Agora, antes de você decidir se vai ou não assumir esta tarefa, deixe que eu explique mais algumas coisas. Porque, se você aceitar esta tarefa, eu não vou mais fazê-la. Passa a ser um serviço seu. É o que se chama de delegar poderes. Quer dizer passar uma tarefa com confiança. Eu confio que você vai fazer o serviço. Agora diga, quem vai ser o chefe?

- Você, papai.
- Eu não. Você vai ser o chefe. Você cuida de tudo. Você gosta que a mamãe e o papai fiquem pegando no seu pé o dia inteiro?
- Não.
- Nós também não gostamos de fazer isso. De vez em quando dá uma sensação ruim, não é? Por isso, você mesmo cuida do resultado.
- Agora, adivinhe quem é o ajudante?
- Quem?
- Eu sou o ajudante - falei. - Você me diz o que fazer.
- Eu?
- Isso mesmo. Mas o tempo de que disponho para ajudar é cedo. De vez em quando preciso ficar fora. Mas, quando eu estiver aqui você pode me dizer o que fazer para ajudar. Farei qualquer coisa que você pedir.
- Está bem!
- Agora adivinhe quem vai julgá-lo.
- Quem?
- Você mesmo se julga.
- Eu?
- Correto. Duas vezes por semana nós dois vamos dar uma volta pelo gramado, e você pode me mostrar como está se saindo. Como você vai fazer para julgar?
- Ver se está verde e limpo.
- Certo!

Eu o treinei com estas duas palavras por duas semanas, antes de considerar que estava pronto para assumir a tarefa. Finalmente chegou o grande dia.

- Então está combinado, filho?
- Está combinado.
- Qual é o serviço?
- Deixar a grama verde e limpa.
- O que é verde?

Ele olhou para o nosso gramado, que estava começando a melhorar. Depois apontou para o vizinho.

- Verde é a grama dele.
- E o que é limpo?
- Sem sujeira.
- Quem é o chefe?
- Eu sou.
- Quem é o ajudante?
- Você é, quando tiver tempo.
- Quem é o juiz?
- Eu sou o juiz. Vamos passear juntos duas vezes por semana no jardim, e eu vou mostrar como está.
- E o que vamos querer saber?
- Se está verde e limpo.

Naquele momento não falei em pagamento. Mas eu não hesitaria em vincular uma mesada àquela tarefa.

Duas semanas e duas palavras. Eu imaginei que ele já estava preparado.

Era um sábado. Ele não fez nada. Domingo... Nada. Segunda-feira...Nada. Quando saí da garagem na terça-feira para ir trabalhar, olhei para o gramado sujo, amarelado, e para o sol quente de julho subindo no céu. "Com certeza ele vai trabalhar hoje", pensei. Eu podia entender que não tivesse trabalhado no sábado, porque foi o dia do acordo. Também entendia sua inatividade no domingo, era um dia para outras coisas. Mas não compreendia a falta de atividade na segunda-feira. Agora já era terça. Certamente faria algo hoje. Em pleno verão. O que mais ele tinha para fazer?

Passei o dia esperando o momento de voltar para casa e ver o que tinha acontecido. Quando dobrei a esquina deparei com o mesmo quadro que havia deixado naquela manhã. E lá estava meu filho, brincando no parque do outro lado da rua.

Aquilo não era aceitável. Fiquei irritado e decepcionado com o desempenho dele, depois de duas semanas de treinamento e compromisso. Todos nós tínhamos investido um bocado de orgulho, dinheiro e esforço no gramado, e eu estava vendo que ele não duraria muito. Além disso, o gramado do meu vizinho era bem-cuidado e bonito. A situação estava começando a ficar embaraçosa. E estava a ponto de recorrer à delegação de poderes restrita. Filho, vá ao jardim imediatamente e recolha todo o lixo, ou então você vai ver uma coisa! Eu sabia que conseguiria os ovos de ouro daquela maneira. Mas e quanto à galinha? O que aconteceria com seu comprometimento interno?

Sendo assim, forcei um sorriso e gritei a ele, do outro lado da rua.

- Oi, filho. Como vai?
- Tudo bem. - Foi a resposta.
- E o gramado? - Eu soube, no instante em que disse aquilo, que havia desrespeitado nosso acordo. Não era aquela a maneira combinada da de checar o serviço. Não foi o que acertamos.

Sendo assim, ele se sentiu liberado para desrespeitá-lo também.

- Tudo bem, papai.

Mordi a língua e aguentei até depois do jantar. Aí eu disse:

- Filho, vamos fazer como combinamos. Vamos dar uma volta no gramado e você vai me mostrar como vai indo sua tarefa.

Quando nos encaminhamos para a porta, seu queixo começou a tremer. As lágrimas surgiram nos olhos e, ao chegarmos ao meio do gramado, ele estava choramingando.

- É tão difícil, pai!

O que era tão difícil? Pensei. Você não fez absolutamente nada! Eu sabia o que era difícil - a administração pessoal, a supervisão própria. - Há algo que eu possa fazer para ajudar? - falei.

- Você me ajuda, papai? - ele disse fungando.
- O que foi que combinamos? Ora - Você disse que ajudaria quando tivesse tempo.
- Eu tenho tempo agora.

Ele correu para dentro da casa e voltou com dois sacos. Passando um para mim, falou:
- Você pode recolher aquela sujeira? - Ele apontou para o lixo do churrasco de sábado à noite. - Acho nojento!

E foi o que eu fiz. Exatamente o que ele me pediu. Neste momento, ele comprometeu-se de coração à tarefa. Aquele passou a ser o seu gramado, sua responsabilidade. Durante todo o verão, ele só pediu minha ajuda umas duas ou três vezes, depois disso. Tomou conta do gramado sozinho. A grama ficou mais verde e mais limpa do que na época em que eu cuidava dela. Ele chegava até mesmo a repreender irmãos e irmãs porque deixavam papéis no chão.

A confiança é a forma mais elevada de motivação humana. Ela traz à tona o que há de melhor nos seres humanos. Mas exige tempo e paciência, e não elimina a necessidade de treinar e aprimorar as pessoas, de forma que sua competência possa fazer jus à confiança depositada.

Estou convencido de que a delegação administrativa de poderes, se conduzida adequadamente, beneficia as duas partes, e, no final das contas, uma quantidade maior de trabalho será feita em muito menos tempo. Acredito que uma família bem organizada, cujo tempo foi gasto com eficácia, delegando poderes individualmente, pode organizar o trabalho de forma que todos trabalhem uma hora por dia. Mas é preciso haver a motivação interna para administrar, não apenas para produzir. O foco se concentra na eficácia, e não na eficiência.

Sem dúvida alguma você pode arrumar o quarto melhor do que uma criança, mas o xis da questão é dar condições para que ela assuma a tarefa. Isso leva tempo. Você precisa se envolver no treinamento e amadurecimento dela. Leva tempo, mas quão valioso será este tempo mais adiante! Você vai se poupar tanto, a longo prazo!

Esta abordagem implica se adotar um paradigma de delegação de poderes inteiramente novo, uma mudança na natureza do relacionamento: o administrador torna-se seu próprio chefe, guiado por uma consciência que contém o compromisso de atingir resultados desejados. Mas ela também liberta as energias criativas para realizar o que for necessário, em harmonia com os princípios corretos, para atingir os resultados desejados.

Os princípios envolvidos na delegação administrativa de poderes são corretos e aplicáveis a qualquer tipo de pessoa ou situação. Com pessoas imaturas, você especifica menos resultados e mais orientações, mostra mais recursos, marca entrevistas para acompanhar resultados com mais freqüência e vincula a tarefa a conseqüências mais imediatas.

Com gente mais madura, pode contar com desafios maiores em termos de resultados, menos orientações e checagens mais espaçadas, além de critérios menos mensuráveis, porém mais lógicos.

A delegação eficaz de poderes é talvez o melhor indicador de uma administração eficaz, simplesmente porque é básica tanto para o crescimento pessoal quanto da organização.



Fonte: Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes

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